Landkreis Oldenburg

INFORMATIONSPFLICHTEN NACH ART. 13 DER DATENSCHUTZGRUNDVERORDNUNG (DSGVO)

Diese Informationen dienen der Transparenz darüber, wie der Bereich Integration, Landkreis Oldenburg, mit personenbezogenen Daten von Sprachmittlern, Freiwilligen in der Flüchtlingshilfe, Beteiligten an Integrationsprojekten und -maßnahmen sowie weiteren Netzwerkpartnern umgeht. Der Schutz von personenbezogenen Daten genießt einen sehr hohen Stellenwert, deshalb erfolgt die Verarbeitung dieser Daten nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).
 
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung: Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist der Landkreis Oldenburg, Hauptamt, vertreten durch den Amtsleiter, Delmenhorster Straße 6, 27793 Wildeshausen.  Ihr Ansprechpartner als zuständige Stelle für die Datenverarbeitung ist die Integrationsbeauftragte, Landkreis Oldenburg, Delmenhorster Straße 6, 27793 Wildeshausen (E-Mail: ute.frankenfeld@oldenburg-kreis.de).
 
2. Datenschutzbeauftragter: Für die Wahrnehmung der Aufgaben des Datenschutzbeauftragten nutzen wir den Service eines externen IT-Dienstleisters. Hierfür haben wir ein separates (nachfolgendes) E-Mail-Postfach eingerichtet. Dort eingehende E-Mails werden automatisch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten, der bei dem o. g. IT-Dienstleister beschäftigt ist, weitergeleitet. Bei uns eingehende Briefpost wird von uns ebenso ungeöffnet an ihn weitergeleitet.

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter:

Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg
Elsässer Str. 66
26121 Oldenburg
E-Mail: Datenschutz@oldenburg-kreis.de
 
3. Zwecke der Verarbeitung: Der Bereich Integration verarbeitet Daten zur Unterstützung und Förderung der Teilhabechancen zugewanderter Menschen im Landkreis Oldenburg. Das betrifft insbesondere die Abwicklung von ehrenamtlichen Dolmetschereinsätzen (z. B. zur medizinischen Versorgung oder als Hilfe bei Behördengängen), die Durchführung von Integrationsprojekten und –maßnahmen, die Unterstützung der Freiwilligen in der Flüchtlingshilfe sowie die Vernetzung der Integrationsakteure im Landkreis und die fachliche Weiterentwicklung wie auch die Bündelung der Integrationsarbeit.
 
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Rechtgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Datenverarbeitung ist zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt.
 
5. Kategorien personenbezogener Daten: Wir erheben personenbezogene Daten nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit, d. h. nur in dem Umfang, wie es zur Aufgabenerledigung erforderlich ist.
 
Erfasst werden beispielsweise folgende Datenkategorien bzw. personenbezogene Informationen:

• Vor- und Zunamen
• dienstliche Kontaktdaten, z. B. bei Fachveranstaltungen
• Telefonnummern, ggf. E-Mail-Adressen
• Nationalität bzw. Muttersprache, z. B. bei betrieblichen Projekten, bei Sprachmittler-Einsätzen
• Postanschriften, z.B. bei Mikroprojekten, bei Sprachmittler-Einsätzen
• Kontodaten, z. B. bei geförderten Projekten, bei Sprachmittler-Einsätzen
• Aufenthaltsstatus, z. B. bei betrieblichen Projekten

 
Die Daten werden teilweise in Listenform organisiert, z. B. Teilnahmelisten mit Unterschriften, oder in E-Mail-Verteilern verarbeitet. Im Rahmen der Abwicklung von Sprachmittlereinsätzen führen wir zusätzlich digital hinterlegte Tabellen (Angaben zu Einsatzdaten und –zeiten, den Auftraggebern von Sprachmittler-Einsätzen sowie Bemerkungen über mögliche Einsatzzeiten, Verfügbarkeit, Mobilität, Portraitfoto etc.). Von Sprachmittlern legen wir Handakten u. A. mit behördlichem Führungszeugnis, Schweigepflichterklärung und ggf. Sprachzertifikaten an. Die Anforderungsformulare der Auftraggeber mit den Kontaktdaten der Person, für die übersetzt wurde, sowie dem Grund der Übersetzung werden archiviert.  
 

• Fotos

Zur Darstellung unserer Veranstaltungen und Projekte in der Öffentlichkeit benutzen wir Fotos, auf denen Teilnehmende individuell erkennbar sind. Bei diesem Bildmaterial holen wir jeweils eine auf die Veranstaltung bezogene Einwilligungserklärung der teilnehmenden Personen ein. Fotos von Projekten, die uns von den Projektdurchführenden oder –verantwortlichen übermittelt werden, verwenden wir, sofern uns auf das jeweilige Projekt bezogene Einverständniserklärungen der betreffenden Personen bzw. der gesetzlichen Vertretungen vorliegen. Wir veröffentlichen Fotos auf unserer Website, in Fotodokumentationen und Broschüren, bei Vorträ­gen und Präsentationen und leiten Kopien von Bilddateien an Tageszeitungen und an unsere jeweiligen Kooperationspartner zur weiteren Bearbeitung /Veröffentlichung weiter.

Für Sprachmittler stellen wir einen Ausweis mit Portraitaufnahme aus (nur nach Einwilligung).
 
6. Speicherdauer: Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Frist beginnt nach der Beendigung eines Vorgangs. Eine Beendigung liegt vor, wenn ein Projekt, eine Maßnahme oder eine Veranstaltung abgeschlossen ist. Dasselbe gilt für personenbezogene Daten von Sprachmittlern, die für den Sprachmittlerpool des Landkreises nicht mehr zur Verfügung stehen und für die von  Netzwerkpartnern, die in der der Integrationsarbeit nicht mehr aktiv sind. Bei Projekten oder Maßnahmen, die durch öffentliche Mittel von Dritten gefördert werden (z. B. Land Niedersachsen, Bund oder Europäischer Sozialfond), können abweichende Speicherfristen gelten.
 
7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern: Einige der unter Ziffer 5 genannten Datenkategorien können im Rahmen der Aufgabenerledigung an Dritte weitergegeben werden. Zum Beispiel:

• an den Auftraggeber des Sprachmittler-Einsatzes, i. e.  Fachämter der Kreisverwaltung, kreisangehörige Kommunen, Beratungsstellen, Schulen, Kindertagesstätten, Diakonie, Polizei etc. Die Weiterleitung der Daten ist  zur Organisation, Durchführung und Abwicklung von Sprachmittlereinsätzen erforderlich.
• an Kooperations- und Netzwerkpartner, i.e. Lotsen der Kammern, Sozialarbeit der Diakonie etc.
• an betriebliche Koorperationspartner, ggf. an die Ausländerbehörde, Jobcenter, Weiterbildungsträger, sofern dies (auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen) erforderlich ist
• an Fördergeber, sofern es sich um eine öffentliche Förderung einer Maßnahme, eines Projekts von Dritten handelt

 
8. Ihre Datenschutzrechte: Sie haben das Recht

• auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
• auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO
• auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO, d. h. eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Es reicht aus, den Widerspruch formlos an uns zu richten.

Sie haben ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Telefon: 0511 120-4500, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de).